miércoles, 2 de febrero de 2011

EL ARTE DE DELEGAR DE LOS DIRECTORES

EL ARTE DE DELEGAR DE LOS DIRECTORES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Autor: Mg. Francisco Chávez Tirado
Subdirector F.G. I. E. “NSLM” – Cajamarca
                                                                                         frachatir1@hotmail.com

La sociedad del siglo XXI exige la reflexión de los gerentes educativos (directores) de su propio actuar, de su preparación, solvencia moral, etc. reflexión centrada en principios, valores y en sus virtudes, que no es otra cosa que la práctica de los mismos. La sociedad estará siempre atenta a los cambios producidos en tal o cual Institución Educativa y los éxitos o fracasos tendrá un solo autor, “el director”,  aunque esto no sea cierto, ya que estos éxitos o fracasos siempre será la resultante del actuar de todos los actores miembros de una comunidad educativa.
El ex secretario general del CEN Prof. Nílver López Ames, al referirse al “director idóneo” en el III Congreso Internacional de Educación Encinas 2010 citó lo que dijera Pino de Guzmán, 1992 que “El director debe ser una persona altamente calificada, con una cultura integral de dirección que le permita analizar, evaluar y regular los fenómenos objetivos y subjetivos generales y específicos de su radio de acción, sobre la base de un pensamiento heurístico con enfoque creador, que posibilite promover la toma de decisiones necesarias”[1] de modo que sean partícipes directos en la toma de decisiones y a la vez involucrar al resto de docentes y demás trabajadores en la administración y gestión, ya que de esta manera se desarrolle y eleve la motivación profesional, autoestima y profesionalidad del colectivo docente, se potencie la comunicación y la cohesión entre todos los actores. Pues esto implica hacer un cambio radical en su estilo de gestión y administración, lo que implica concebir la gestión escolar como la actividad que la desarrollan todos los integrantes de la comunidad escolar para satisfacer las necesidades, intereses y expectativas individuales y colectivas, que tiene que ver con mejorar las condiciones de trabajo, agenciarse de materiales y demás recursos que faciliten el desempeño docente y el adelanto de la I.E. tanto en lo académico, disciplina, proyección hacia la comunidad, entre otros aspectos. No es una acción individual, sino que parte del consenso del equipo, como un proceso compartido de todos los actores educativos en aras de lograr la misión y visión de la I.E. este modelo de trabajo nos cohesiona internamente y nos permite establecer relaciones interpersonales dinámicas, asumiendo positivamente el rol que nos toca desempeñar a cada uno con responsabilidad y entrega. Este modelo se sustenta en el arte de delegar.
Uno de los ejemplos clásicos de delegación se halla en la Biblia, y ocurrió en la primera parte de los viajes y la historia de los hijos de Israel. Moisés estaba trabajando desde el amanecer hasta el anochecer queriendo hacer todo el trabajo él mismo, escuchando las dificultades y quejas de su pueblo. A pesar de lo mucho que se afanaba, había grandes multitudes que esperaban su turno para ser oídos.

Esto causó alguna disensión y murmuraciones entre ellos. Jetro, suegro de Moisés, observando esta confusión, dijo: ‘No haces bien’. Entonces aconsejó a Moisés que escogiera hombres capaces y los pusiera por ‘caporales sobre mil, sobre ciento, sobre cincuenta y sobre diez’, para que juzgaran e instruyeran al pueblo.[2]

Es decir, bajo la dirección de Moisés debían asumir esta responsabilidad de ser líderes con cierta autoridad sobre un determinado grupo humano. Moisés aceptó el consejo de Jetro y dio parte de su autoridad a otros. Si surgía un problema, era resuelto, de ser posible, en la escala menor. Los problemas de mayor importancia llegaban a una escala mayor; pero solamente los que ninguna otra persona del campamento podía resolver, eran los que llegaban hasta Moisés.

Si bien es cierto el director tendrá como herramientas, los documentos de gestión entre ellos el Reglamento Interno de la I. E. por ejemplo, en donde se detalla las funciones, responsabilidades y prohibiciones de todos los miembros de la comunidad educativa; pero el arte de delegar es más que esto. Delegar no es solamente el acto de asignar funciones o transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien de los miembros de la familia de la I.E. más libertad para tomar decisiones de cómo lograr esos resultados que se espera. Teodoro Roosevelt, en un tiempo presidente de los Estados Unidos, dijo que “el mejor administrador es aquel que tiene la prudencia suficiente para escoger buenos hombres que efectúen lo que tiene proyectado, y suficiente dominio sobre sí para no inmiscuirse cuando lo estén llevando a cabo”[3].

Por otra parte, delegación no es abdicación. El director no pierde su autoridad ni su responsabilidad cuando la delega. Continúa siendo el responsable y debe garantizar el éxito de aquel a quien delega la responsabilidad. No puede delegar y luego volver la espalda a lo que suceda después. Debe supervisar, instruir y animar a aquel a quien se ha dado la responsabilidad. El administrador puede delegar su autoridad pero no se deshace de su responsabilidad. Delega su responsabilidad sin perderla.

Delegación sin dirección es irresponsabilidad.

Entonces no puede decirse que ha habido una delegación verdadera si no se acepta por completo la responsabilidad. Tampoco debe permitirse que la incompetencia o falta de disposición por parte de la persona pase inadvertida o sin evaluarse, en lo que concierne a la aceptación de la responsabilidad; al contrario, aquel que tiene la responsabilidad principal debe percatarse inmediatamente de esta falta de disposición.

Entonces el buen director no tratará de resolver todos los problemas personalmente, pues al grado en que el administrador esté resolviendo todos los asuntos, sus subalternos usualmente carecerán de disposición para tomar la iniciativa y, consiguientemente, nunca se desarrollarán a sí mismos ya que estarán a la espera que el director los resuelva, pues su deber principal consistirá en dividir y delegar esta responsabilidad, y entonces ver que cada uno cumpla con su cometido. Son tan numerosas las tareas que se requiere cumplir, y a la vez son tan pocos los detalles que el director líder puede dirigir personalmente, que, si la obra ha de llevarse a cabo, es preciso que haya esta delegación.

Pues como decíamos, entonces, la dirección participativa o descentralización coordinada permitirá mayor fundamentación y creatividad, mayor identificación con la I.E y con la metas de la organización (compromiso mental y emocional), aumento de responsabilidad, motivación a aportar, aceptación del cambio, alto nivel de realización de la metas personales y aumento de los grados de libertad para los dirigidos. Este es un modelo que necesita despojarse a los directores del complejo del todopoderoso y por parte de los dirigidos saber que son partes importantes para lograr los grandes cambios y por ende los grandes logros.



CONSEJOS PARA DELEGAR CON ÉXITO

Saber delegar es cuestión de adquirir cierto arte, e aquí algunos consejos para delegar eficazmente y lograr el éxito en una I.E. de una manera participativa:

1.    Los Directivos deben seleccionar a la persona adecuada para tal o cual trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará la I.E. más adelante.

2.    Se le debe dar información suficiente. Presentando una perspectiva global de lo que se  pretende alcanzar, para que la persona a quien va a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No se debe atesorar información para nosotros. Determinemos en qué forma se sabrá que habrán obtenido éxito para que el nuevo responsable tenga una idea clara de lo que se desea lograr.

3.    Delegaremos el trabajo completo a una persona y darle toda la responsabilidad. Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recaerá en el directivo que delega. Cuando delegamos algo a alguien, nos aseguraremos de que otros sepan que nosotros hemos dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados anhelados.

4.    Nos enfocaremos en los resultados, no en el proceso. Delegaremos responsabilidad, no trabajo. Muchos Gerentes directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignemos un proyecto a alguien, debemos permítele la libertad de ejercitar algo o mucho, su iniciativa. Nos enfocaremos en lo que nosotros queremos, no en cómo hacerlo. Deberemos dejar que él o ella desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta. Hay algunas excepciones a este respecto. Si se trabaja en un proyecto que requiere de un estricto control sobre ciertos procesos y procedimientos, que deben ser respetados, entonces el “cómo” será importante.

5.    Se debe delegar a través del diálogo. No hablaremos  todo el tiempo, y no lo haremos en el pasillo. Delegaremos en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimizaremos las interrupciones y permitiremos tiempo de sobra para el diálogo. Involucrando a la persona en la discusión y fomentaremos sus comentarios y sugerencias.

En lugar de preguntar: ¿Entiendes lo que quiero decir?, preguntaremos cosas como, ¿tienes algunas ideas sobre cómo vas a proceder? Con esto obtendremos más información de si lo que pedimos fue comprendido.

6.    Estableceremos tiempos límite basados en la responsabilidad. No debemos dejar las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No se debe decir, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible” debemos ser  específicos acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado. “Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda, sabes como encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar esto para el 31 de mayo?

7.    Estableceremos fechas para revisión. Si no revisamos el progreso del proyecto o tarea encomendada, entonces no habremos delegado el trabajo sino que ¡lo habremos botado! Debemos llevar un cronograma de supervisiones periódicas que nos ayude a revisar cada trabajo que hayamos delegado. Pediremos al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos habremos negociado.

8.    Ofreceremos siempre  retroalimentación positiva y constructiva. No nos enfocaremos en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. “Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?

9.    Proveemos los recursos necesarios. Aclarando  si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo. “Habla con Pedro del departamento de Educación Física. Susana en cuanto a redacción te puede conseguir las formas que necesites”.

10.  Ofreceremos  guía y consejo sin interferir. Señalaremos los obstáculos con que se pueden encontrar. “Joaquín de educación Física en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por teléfono para cualquier urgencia o verlo personalmente. Es posible que necesites empujar a Ricardo en redacción para mantener el proyecto en camino”

11.  Se establecerá los parámetros, condiciones y términos antes de delegar. No impondrá controles después de que se haya delegado algo. Manifiéstelos inmediatamente.

12.  No les permitiremos que nos deleguen de regreso el trabajo. Si alguien nos trae un problema podemos escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede detenernos en el pasillo para preguntarnos qué es lo que pensamos. Devolveremos la pregunta con un ¿qué piensas tú? O si la persona nos pide que si es posible postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente la regresaremos diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O podemos hacer preguntas como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescatemos. En nuestro dialogo, mantendremos el enfoque en esta persona y no permitiremos que nos regresen la responsabilidad.

13.  Proveeremos respaldo y apoyo cuando sea necesario. Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, apoyémoslo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Le dejaremos saber que no tienen que luchar sus batallas solo.

14.  Debemos dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. Nunca nos quedaremos con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asumiremos nosotros la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, nosotros como ejecutivos o Gerentes directivos  a cargo podemos asumir la responsabilidad de ello. Aprenderemos de la experiencia para que podamos delegar más eficazmente la próxima vez.


[1] Palabra de Maestro Nº 52, Abril 2010, Año 20:
[2] Éxodo Cap.18: 13-27
[3] Tomado del artículo “La delegación de responsabilidad”, escrito por Sterling W. Sill, Revista Estilo SUD pág.2

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